Kulunvalvontarekisterin tietosuojaseloste

Lempäälän Ampujat ry:n kulunvalvontarekisterin tietosuojaseloste

LEMPÄÄLÄN AMPUJAT RY:N HALLINNOIMIEN TILOJEN SÄHKÖISEN LUKITUKSEN JA KULUNVALVONTAJÄRJESTELMÄN HENKILÖTIETOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE


TIETOSUOJASELOSTE (10.10.2023 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1. Rekisterinpitäjä
Lempäälän Ampujat ry (jatkossa LeA)
Y-tunnus: 3026421-8

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yhdistyksen hallitus, tietosuoja@lempaalanampujat.fi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään LeA ry:n hallinnoimien tilojen sähköisen lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmän kulkuoikeuksien määrittämiseen ja kulkutapahtumien seurantaan. Sähköisen lukitusjärjestelmän avulla määritetään rekisteröityjen henkilökohtaiset kulkuoikeudet rekisterinpitäjän hallinnoimiin tiloihin. Kulunvalvontajärjestelmän lokitietoja tarkastelemalla voidaan jälkikäteen selvittää kulunvalvonnan piirissä olevien tilojen käyttäjät.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Sopimus

Mikäli Rekisteröity anoo kulkuoikeutta Rekisterinpitäjän hallinnoimiin, kulunvalvontajärjestelmällä varustettuihin tiloihin ja rekisterinpitäjä anotun kulkuoikeuden myöntää, syntyy Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välille sopimus, jonka täytäntöönpano edellyttää Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

  • Etu- ja sukunimet
  • Matkapuhelinnumero
  • Kulkutunnisteen yksilöintikoodi ja/tai avaimen numero
  • Kulkuoikeusryhmän nimi
  • Kulkuoikeuden haltijan edustaman yhteisön nimi
  • Kulunvalvonnan lokitiedot

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Henkilön perustiedot, yhteystiedot.


7. Tietolähde
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

8. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja käsitellään pääsääntöisesti vain yhdistyksen sisällä. 

Kulunvalvontajärjestelmän tekninen ylläpito
edellyttää kuitenkin, että järjestelmän ylläpitäjällä on hallintaoikeus järjestelmään ja sen sisältämiin henkilötietoihin.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.
Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville yhteistyö- ja palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Järjestelmän tekninen ylläpitäjä on Lukkoluket Oy ja järjestelmätoimittaja Visma Devenor Oy.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta parhaan kykymme mukaisesti.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.


9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei käsitellä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolella.

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä
toiminnassa.

  • Kulkuoikeustietoja säilytetään niin kauan, kun Rekisteröidyn kulkuoikeudet ovat voimassa.
  • Kulkutapahtumien historia- ja lokitietoja säilytetään 12 kuukautta.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

  • Oikeus saada tarkistaa henkilötietonsa (tietopyynnön kautta)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on selosteen, lakien tai asetusten vastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Mikäli henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hänen tulee
olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.


12. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

13. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilön kulkuoikeudet rekisterinpitäjän hallinnoimiin, kulunvalvontajärjestelmällä varustettuihin tiloihin päättyy.


14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja hallinnollisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja parhaan kykymme mukaan koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. LeA käyttää toiminnassaan vain yleisesti luotettuja ohjelmisto- ja palvelutoimittajia.

Pääsy tietoihin on rajattu siten, että niihin on pääsy vain tietoja yhdistyksen toiminnassa tarvitsevilla henkilöillä ja tahoilla.

Jos kuitenkin kävisi niin, että tietomurron, tietojen oikeudettoman käytön tai muun rikollisen tai ohjeiden vastaisten toiminnan vuoksi tietoja joutuisi vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetäisiin luvattomiin tarkoituksiin.

Mikäli havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.