Säännöt ja tietosuoja

Säännöt - yhdistyksen toiminnan perusta!

Säännöt eivät ole vain lain vaatima välttämätön paha, ne ovat perusta, joka määrittää yhdistyksen toiminnan. Yhdistyksemme sääntöjä on päivitetty koko yhdistyksen olemassa olon aikana vain pari kertaa. Viimeisin päivitys tehtiin keväällä 2018 ja silloinkin tehtiin vain muutamia muutoksia. Vuosikokousten määrä väheni yhteen, koollekutsumistapa nykyaikaistettiin, lisättiin sääntöihin tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta korostavat lausekkeet sekä tehtiin muutamia sanamuotojen nykyaikaistamisia. Mitään suuria muutoksia ei siis yli 60 vuoden aikana ole tehty ja tästä voidaan päätellä, että perustajat ovat 1958 tehneet hyvää työtä. Jokaisen yhdistyksen nykyisen ja tulevan jäsenen onkin hyvä tutustua sääntöihin.



Tietosuoja & GDPR - miten ja miksi käsittelemme tietojasi?

Uusien sääntöjen myötä vuosi 2018 toi muassaan myös Euroopan Unionin Tietosuoja-asetuksen, General Data Protection Regulationin, joka tunnetaan paremmin mystisestä lyhenteestään "GDPR". Tietosuoja-asetus koskee pieniä vapaaehtoisvoimin pyöritettyjä yhdistyksiä samalla tavalla kuin monikansallisia suuryrityksiäkin. Näinpä mekin olemme syksyn 2017 ja kevään 2018 aikana käyneet läpi omat toimintatapamme ja henkilötietojen käsittelyperiaatteet. 

Yhdistyksen toimintaan liittyy paljon henkilötietojen käsittelyä. Viestintä, laskutus, tiedottaminen, kilpailutoiminta jne pyörii kaikki ihmisten ympärillä ja sokkona näitä ei voi hoitaa. Henkilötietoakin on montaa eri tyyppiä. Jäsenrekisterissä on kaikkien yhdistyksen jäsenten lakisääteiset ja yhdistyksen johtoon tarvittavat tiedot. Näihin tietoihin on yhdistyksen johdollakin rajattu pääsy ja näitä tietoja käytetään vain tarkkaan rajattuihin tarkoituksiin Yhdistysavaimen kautta. Tämän lisäksi on sitten paljon yleisempää tietoa, jota aina ei edes mielletä henkilötiedoksi. Valokuvia kilpailupaikoilta, kilpailuiden tulosluetteloita, yhdistyksen kokouspöytäkirjoja jne. Näitä tietoja voidaan esim. julkaista yhdistyksen kotisivuilla ja yhdistyksen johto voi käsitellä näitä asioita sähköpostilla, WhatsAppilla ja eri pilvipalvelualustoilla. Kun hallitus esimerkiksi käsittelee sähköpostitse tai WhatsAppilla talkoiden järjestämistä, muodostuu näistä viesteistä rekisteri. Samoin kun napataan kisapaikalta älypuhelimella kuva voittajista, päätyy kuva yleensä kuvaajan pilvitallennuspalveluun. Rekistereitä muodostuu siis "vähän kuin vahingossa". Tässä sinällään ei ole mitään ihmeellistä, GDPR:n vuoksi se vaan täytyy olla selosteisiin mainittuna.

Tämän vuoksi meille muodostuu kaksi toisistaan hyvin erilaista rekisteriä. Ja juuri tämän vuoksi olemme laatineet yhdistyksemme henkilötietojen käsittelystä kaksi erillistä tietosuojaselostetta:

  1. LeA - jäsentietorekisterin tietosuojaseloste
  2. LeA - operatiiviseen toimintaan liittyvän rekisterin tietosuojaseloste

Näistä ensimmäisessä kuvataan yksinomaan yhdistyksen virallisen jäsenrekisterin tietosuojakäytäntöjä. Jälkimmäinen kattaa sitten kaiken muun yhdistyksen päivittäiseen toimintaan ja johtamiseen liittyvän jäsentietojen käsittelyn. Mainitut selosteen löytyvät tuosta noin 22 riviä alempaa.


Kilpailutulokset, mitä tuloksia julkaisemme ja miksi?

1958 - 2017

Ennen EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) siirtymäajan päättymistä (25.5.2018) on ollut normaali käytäntö, että ellei henkilö erikseen sitä kiellä, on hänen nimensä, edustamansa seuran ja suoritustensa tulokset saanut julkaista tulos- ja eräluetteloissa. Olemme julkaisseet tällä sivustolla näkyvillä olevat tulokset tämän periaatteen mukaisesti 31.12.2017 saakka. Mikäli sivustollamme on kilpailutuloksiasi ja haluat ne poistettavan, ilmoitathan tästä tietosuoja@lempaalanampujat.fi, niin poistamme ne viipymättä.

1.1.2018 ->

EU:n tietosuoja-asetuksen vuoksi muutomme kilpailutulosten julkaisuperiaatteita siten, että 1.1.2018 alkaen olemme julkaisseet muiden seurojen järjestämien kilpailuiden osalta vain oman seuramme jäsenten tulokset. Itse järjstämiemme kilpailuiden osalta julkaisemme kaikkien kuitenkin edelleen kaikkien niiden kilpailuun osallistuneiden tulokset, jotka ovat siihen kilpailuun osallistuessaan suostumuksensa antaneet.

Lähetä meille postia tietosuoja@lempaalanampujat.fi jos joku tietosuoja-asia jäi mietityttämään.